Privatlivspolitik.

Smart Create ApS
Åparken 4, 9000 Aalborg
CVR: 42229555
E-mail: kontakt@smartcreate.dk

Når du bruger Smart Create-platformen, kan vi behandle følgende oplysninger:

• Kontooplysninger: Navn, e-mailadresse og adgangskode (krypteret).
• Single sign-on: Logger din organisation ind med single sign-on (fx Microsoft 365), modtager vi dit navn, din e-mailadresse og et id for din konto fra jeres login-udbyder, når du logger ind. Vi får ikke din adgangskode og ingen adgang til din mail, dine filer eller andet hos udbyderen.
• Organisationsdata: Virksomhedsnavn, adresse og CVR-nummer.
• Uploadet indhold: Billeder, videoer og dokumenter, som du uploader til platformen.
• Brugsdata: Logfiler, IP-adresser og browseroplysninger for at sikre drift og fejlfinding.
• Kontaktformular: Navn, e-mail og besked, når du kontakter os via hjemmesiden.
• Indhold behandlet af AI: Tekst, sagsdata, lyd og billeder, som du vælger at behandle med platformens AI-funktioner.
• Integrations- og loginoplysninger: Adgangstokens, når du forbinder eksterne konti (f.eks. Facebook, Instagram eller TikTok) til publicering.
• Statistik for opslag: Når du har forbundet Facebook, Instagram eller TikTok, henter vi tal for de opslag, du har publiceret gennem platformen. Fra Facebook og Instagram: visninger, rækkevidde, reaktioner, antal kommentarer, delinger og gemte. Fra TikTok: visninger, likes, antal kommentarer og delinger for de videoer, der er offentlige. Vi henter ikke indholdet af kommentarer eller oplysninger om dem, der har set eller reageret på opslagene.
• Oplysninger fra tredjeparter: Oplysninger, vi modtager fra offentlige registre og integrationer, når du bruger dem (f.eks. adresse- og virksomhedsoplysninger).

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Levering og drift af Smart Create-platformen og dens moduler.
• Administration af din brugerkonto og organisationsmedlemskab.
• Kommunikation vedrørende support, opdateringer og service.
• Overholdelse af lovgivningsmæssige forpligtelser, herunder bogføringsloven.
• Sikkerhedsovervågning og forebyggelse af misbrug.
• Levering af platformens AI-funktioner.
• Publicering af dit indhold til sociale medier, når du selv forbinder og aktiverer det.
• Visning af statistik for de opslag, du har publiceret på sociale medier gennem platformen.
• Fakturering, bogføring og administration af kundeforhold.
• Statistik og analyse med henblik på at forbedre platformen.

Behandlingen sker på baggrund af:

• Kontraktopfyldelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra b): Nødvendig for at levere den aftalte tjeneste.
• Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f): Sikkerhedsovervågning og forbedring af platformen.
• Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c): Overholdelse af bogføringsloven og lignende.
• Samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a): Hvor du aktivt har givet samtykke, f.eks. ved kontaktformular.

Vi deler kun personoplysninger med tredjeparter, når det er nødvendigt for at levere og drive platformen, og vi har indgået databehandleraftaler med vores underdatabehandlere. Vi anvender følgende kategorier af modtagere:

• Hosting, lagring og infrastruktur: Drift af servere, fillagring samt CDN og sikkerhed hos anerkendte cloud-leverandører (primært i EU/EØS, med global indholdslevering via CDN).
• AI- og sprogmodeller: Behandling af det indhold, du vælger at anvende platformens AI-funktioner på (f.eks. tekst, lyd og billeder). Indholdet behandles alene for at levere funktionen og anvendes som udgangspunkt ikke til at træne leverandørernes modeller. Enkelte leverandører er placeret uden for EU/EØS (se afsnit 6).
• E-mail: Udsendelse af service- og transaktionsmails samt håndtering af henvendelser fra kontaktformularen.
• Analyse og fejlovervågning: Statistik om brugen af platformen (Google Analytics og Microsoft Clarity, kun med dit samtykke, se afsnit 10) samt værktøjer til fejlfinding og stabil drift. Når siderne vises, kan der desuden indlæses skrifttyper fra et eksternt CDN.
• Forretningssystemer: Administration af kundeforhold (CRM) samt fakturering og bogføring.
• Sociale medier: Når du selv forbinder dine konti og vælger at publicere, deles det valgte indhold med den pågældende platform, som er selvstændig dataansvarlig for sin egen behandling.
• Offentlige registre og integrationer: Opslag og validering af f.eks. adresser og virksomhedsoplysninger samt de integrationer og datakilder, du selv vælger at anvende.

En opdateret og udtømmende liste over vores underdatabehandlere kan rekvireres ved at kontakte os på kontakt@smartcreate.dk.

Dine data opbevares og behandles primært inden for EU/EØS. Enkelte databehandlere, herunder visse AI-leverandører samt analyse- og fejlovervågningsværktøjer, behandler dog data uden for EU/EØS, primært i USA. Brug af CDN kan desuden indebære global behandling af indhold.

Overførslerne sker i overensstemmelse med GDPR, herunder på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og, hvor det er relevant, EU-US Data Privacy Framework.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe dit abonnement er aktivt, og i en rimelig periode derefter til opfyldelse af lovkrav (bogføringsloven kræver opbevaring i 5 år). Uploadet indhold slettes, når din konto lukkes, medmindre andet er aftalt.

Du har som registreret følgende rettigheder i henhold til GDPR:

• Indsigtsret: Du kan anmode om en kopi af de oplysninger, vi har om dig.
• Ret til berigtigelse: Du kan få rettet urigtige oplysninger.
• Ret til sletning: Du kan anmode om sletning af dine data under visse betingelser.
• Ret til begrænsning: Du kan anmode om begrænsning af behandlingen.
• Ret til dataportabilitet: Du kan modtage dine data i et struktureret, maskinlæsbart format.
• Indsigelsesret: Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.

Henvendelser vedrørende dine rettigheder rettes til kontakt@smartcreate.dk.

Vi anvender branchens bedste praksisser for at beskytte dine data, herunder:

• Krypterede forbindelser (TLS 1.2 eller nyere) for al datakommunikation.
• HttpOnly, Secure og SameSite cookies til autentificering.
• BCrypt-hashing af adgangskoder med SHA-384 pre-hashing og unik salt.
• Løbende drifts- og sikkerhedsovervågning, hvor driftslogning som udgangspunkt foregår på vores egen infrastruktur i EU, suppleret af udvalgte eksterne sikkerheds- og overvågningstjenester.

Smart Create anvender funktionelle cookies, der er nødvendige for platformens drift, herunder autentificering (JWT-tokens i HttpOnly-cookies).

Derudover anvender vi Google Analytics til statistik om brugen af platformen. Google Analytics sætter cookies og behandler bl.a. IP-adresse og oplysninger om din brug.

I selve platformen anvender vi også Microsoft Clarity til at se, hvordan platformen bliver brugt, så vi kan gøre den bedre.

Google Analytics og Microsoft Clarity indlæses kun, hvis du har accepteret cookies. Du kan ændre dit valg på hjemmesiden under Cookieindstillinger nederst på siden og i platformen under Cookieindstillinger i brugermenuen. Du kan også til enhver tid blokere eller slette cookies i din browsers indstillinger.

Virksomheder, der bruger Smart Create, kan have en formular på deres hjemmeside, hvor du kan bede om en fremvisning og derefter skrive med dem. Når du bruger formularen, gælder følgende:

• Dataansvarlig: Den virksomhed, du skriver til, er dataansvarlig for dine oplysninger. Smart Create ApS behandler dem på virksomhedens vegne som databehandler.
• Oplysninger: Dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvis du skriver det, jeres beskeder, hvad du har spurgt om, og adressen på den side, du skrev fra. Virksomheden kan også se, om du har set deres svar.
• Formål: At virksomheden kan svare dig, og at du får besked, når den har svaret. Selve beskederne sendes aldrig på e-mail eller sms, kun et personligt link til samtalen.
• Retsgrundlag: Din egen henvendelse, som virksomheden besvarer (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Opbevaring: Samtalen slettes 12 måneder efter den seneste besked, både hos virksomheden og på din side med samtalen.
• IP-adresse: Bruges kun, mens du sender, til at begrænse hvor mange henvendelser der kan komme fra samme sted. Den gemmes ikke.
• Modtagere: De medarbejdere hos virksomheden, der har adgang til henvendelserne. E-mails og sms'er sendes gennem vores udbydere af e-mail og sms i EU (se afsnit 5).
• Dine rettigheder: Kontakt den virksomhed, du skrev til, hvis du vil se, rette eller slette dine oplysninger. Du kan også skrive til os på kontakt@smartcreate.dk, så sender vi det videre.

Hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger i strid med lovgivningen, kan du indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil vi informere via platformen eller e-mail.